Les créneaux de réunion (p. ex. le soir à partir de 18 heures), ainsi que leur fréquence (p. ex. tous les 15 jours), leur durée (p. ex. 3-4 heures) ou encore leur déroulement précis, sont définis dans le règlement de séance/le règlement intérieur ou découlent des habitudes de longue date de la commune. Il convient de vérifier régulièrement si les réunions sont toujours considérées comme productives et, dans le cas contraire, quelles améliorations méthodologiques pourraient être envisagées.